Nous avons presque tous déjà reçu un email avec une signature incroyablement professionnelle, dont l’esthétique sortait vraiment de l’ordinaire et d’un contenu fade et textuel, nous laissant avec une excellente impression de l’expéditeur de cet email. Mais combien d’entre nous est capable de créer sa propre signature électronique professionnelle en y incluant son logo ?
C’est en réalité bien plus facile qu’il n’y paraît ! Ci-dessous, nous vous expliquons tout ce que vous devez savoir pour améliorer votre réputation et la reconnaissance de votre marque. Nous commencerons par les meilleurs techniques pour composer votre signature avec votre logo, puis nous verrons la façon de les intégrer sur Outlook, Gmail et Yahoo !
3 astuces d’experts pour créer la meilleure signature électronique
1. Utilisez un modèle de signature électronique
Vous voulez connaître un petit secret ? Pas besoin de passer des heures sur Photoshop à créer une signature électronique parfaite de toute pièce. Vous pouvez utiliser un modèle de signature, et générer une signature en y intégrant votre logo. Ces ressources en ligne utilisent déjà des graphismes très beaux, conçus par des professionnels, de sorte que tout ce que vous devez faire, c’est ajouter vos informations personnelles et vos liens. En plus, ils sont souvent gratuits !
À moins que vous ne soyez déjà un graphiste professionnel ou que vous ne préfériez un style artistique bien spécifique, un modèle de signature électronique vous simplifiera la vie. Le plus dur dans une signature, c’est qu’elle soit équilibrée, et jolie, et ces modèles sont déjà très bien.
En plus de cela, ils comprennent assez d’espace pour vos informations, ainsi vous êtes sûr que vous ne passez à côté de rien ! Par exemple, si c’est la première fois que vous créez une signature électronique, vous ne penserez pas forcément à y inclure les icônes des réseaux sociaux, mais si vous vous servez d’un modèle de signature, cette option vous sera proposée.
Bien sûr, vous devez rester vigilant sur l’outil que vous allez utiliser. Voici ceux que nous recommandons, en ligne et gratuits
Chacun possède sa propre bibliothèque de modèles, explorez donc toutes les options avant de choisir !
2. Inspirez-vous d’autres signatures électroniques
Si l'on considère tous les différents outils de modèles avec tous leurs différents modèles, vous avez le choix entre de nombreux styles et looks différents. Cela inclut des outils gratuits, vous pouvez faire la fine bouche !
Pour vous aider à trouver la solution qui vous convient le mieux, essayez de rechercher un éventail d'exemples de signatures électroniques et notez ce que vous aimez et ce que vous n'aimez pas. Rechercher plusieurs exemples de signatures électroniques vous révèlera des modèles qui vous aideront par la suite à cerner les aspects dont vous souhaitez vous inspirer.
Par exemple, vous préférez les signatures électroniques horizontales ou verticales ? Quelles sont les tendances utilisées par d'autres personnes dans votre secteur d'activité ? Quelles signatures électroniques professionnelles vous donnent envie de recontacter l'expéditeur ?
Vous pouvez trouver des exemples de signatures électroniques assez facilement avec n'importe quel moteur de recherche, ou même en explorant les bibliothèques sur les outils de génération de modèles. N'hésitez pas non plus à consulter votre boîte de réception personnelle pour y trouver des idées et des suggestions.
3. Intégrez votre logo pour améliorer votre image de marque
La principale différence entre les signatures de courrier électronique personnelles et professionnelles est qu'elles représentent différentes entités. Avec une signature professionnelle, vous allez promouvoir votre marque plus que vous, en tant que personne, en en favorisant la reconnaissance et en améliorant la réputation de votre entreprise.
Dans cette logique, il est préférable d'inclure votre logo plutôt que votre photo, surtout si vous êtes une petite entreprise ou une micro-entreprise. Ensuite, tout ce que vous écrivez dans votre email se reflètera sur votre activité, de sorte que tant que vos emails sont intéressants, ils renforcent votre image de marque.
Vu ce qui est efficace en termes de marketing, le mieux est d'intégrer votre logo partout où vous le pouvez (sans pour autant trop en faire). Publicités, messages sur les réseaux sociaux, marchandises, sacs : partout ! Chaque fois que quelqu'un voit votre logo, cela renforce la visibilité de votre marque et rappelle que vous existez, à quiconque passerait par là et pourrait être intéressé par ce que vous offrez. Il va donc de soi qu'intégrer votre logo dans une signature électronique s'inscrit dans une stratégie de marque plus vaste et plus globale.
Si vous n'avez pas de logo, vous pouvez en concevoir un rapidement et efficacement grâce à notre créateur de logo Logogenie. Contrairement aux autres créateurs de logo, notre outil propose une interface conviviale et des outils faciles à utiliser si c'est la première fois que vous concevez un logo.
Vous pouvez même utiliser nos modèles de logo si vous ne voulez pas vous embêter avec la conception du logo proprement dite : il vous suffit de saisir le nom de votre entreprise et les autres informations, et vous aurez un logo tout prêt en quelques secondes. Vous pouvez même affiner le style en fonction de votre secteur d'activité ou selon des mots-clefs. Le guide d'utilisation de notre créateur de logo vous explique également comment intégrer des techniques de conception de logo plus avancées.
Ajoutez votre signature
Chaque outil de création de signature électronique fonctionne différemment, ce qui fait que vous pouvez vous retrouver avec des formats de fichiers variés. Si vous ajoutez votre signature à l'une des principales plateformes de messagerie électronique - Outlook, Gmail ou Yahoo!, il est préférable d'utiliser un fichier image. Vous pouvez soit le télécharger pour plus tard, soit le copier-coller directement dans les paramètres de votre plateforme de messagerie.
Où dans les paramètres ? Nous vous indiquons ci-dessous comment ajouter votre nouvelle signature électronique professionnelle à la plateforme de messagerie de votre choix.
Ajouter une signature à un email sur Outlook
1. Connectez-vous à Outlook.com.
2. Cliquez sur l’icône Options dans le coin en haut à droite. L’icône représente une petite roue.
3. Lorsque la fenêtre des options est ouverte, ne vous inquiétez pas de toutes les options existantes. Cliquez en bas sur le bouton Aller vers les paramètres d’Outlook.
4. Cela ouvre une nouvelle fenêtre avec un menu à colonnes. La première devrait être Email. Cliquez sur la seconde, Composer et répondre.
5. Tout en haut, vous verrez la place dédiée à la signature. Vous pouvez créer une signature originale en utilisant l’éditeur de texte, mais vous pourrez trouver difficile pour intégrer plus d’une image ou des liens-textes.
Nous recommandons plutôt d'utiliser un modèle de signature électronique, comme expliqué ci-dessus. Selon le modèle utilisé, vous recevrez votre signature sous différents formats. Vous pouvez soit copier l'image du modèle de signature électronique et la coller dans cette boîte, soit télécharger l'image en cliquant sur la première icône (qui représente une petite montagne).
6. Une fois que vous avez intégré votre signature électronique, vérifiez les deux cases en-dessous pour vous assurer que cette signature sera intégrée à tous vos mails. Cela signifie que votre signature sera apposée au bas de chacun de vos courriers sans que vous ayez besoin de l’entrer manuellement à chaque fois
Lorsque vous avez terminé, n’oubliez pas de cliquer sur le bouton Enregistrer.
Ajouter une signature à un email sur Gmail
1. Connectez-vous à Gmail.com.
2. Cliquez sur l’icône Options dans le coin en haut à droite. L’icône représente une petite roue.
3. Cela ouvre la fenêtre de la configuration rapide, mais ne vous occupez pas des nouvelles options. Cliquez sur Afficher tous les paramètres, en haut.
4. Cela ouvre la fenêtre complète des paramètres. Vous commencez par la tabulation Général, en haut, tout ce dont vous avez besoin s’y trouve !
Allez vers le bas jusqu’à parvenir aux paramètres de la signature. Cliquez sur + Créer
5. Vous pouvez désormais donner un nom à cette signature. C’est une option si jamais vous souhaitez créer plusieurs signatures ; par exemple, une signature pour les emails professionnels et une pour les emails personnels. Donnez le nom que vous souhaitez puis cliquez sur Créer.
6. On arrive au moment où vous entrez votre signature électronique. Comme nous l’avons expliqué pour Outlook, vous pouvez créer une signature originale en utilisant l’éditeur de texte inclus, mais si vous souhaitez quelque chose plus marquant visuellement, le mieux est d’utiliser votre modèle de signature (ou de le créer vous-même).
Dépendamment du format de fichier de la signature, vous pourrez soit copier-coller le fichier dans la fenêtre, soit le télécharger en cliquant sur l’icône qui représente une montagne.
7. Ensuite, portez votre attention sur les Signature par défaut, les options en bas. C’est là que vous allez paramétrer quelle signature utiliser automatiquement pour les nouveaux emails ou les réponses. Avec ce choix, chaque future email sera paraphé de votre signature de sorte que vous n’aurez plus besoin de l’ajouter manuellement.
Vous aurez également la possibilité d'afficher votre signature sans la ligne pointillée et le texte cité ci-dessus. Il s'agit simplement d'un choix stylistique basé sur la configuration de Gmail ; si vous ne cliquez pas dessus, votre signature apparaîtra sous une ligne pointillée et sous le texte cité.
8. Enfin, vous devez sauvegarder vos changements. Faites défiler la fenêtre jusqu’en bas de la page des paramètres. Cliquez simplement sur Sauvegarder les changements pour terminer.
Ajouter une signature à un email sur Yahoo! Mail
1. Connectez-vous à Yahoo.com.
2. Cliquez sur l’icône Options dans le coin en haut à droite. L’icône représente une petite roue.
3. Cela ouvre la fenêtre de la configuration rapide, mais ne vous occupez pas des nouvelles options. En bas, cliquez sur Plus de paramètres à côté des trois points.
4. Cela ouvre une fenêtre complète des Paramètres. Dans le menu tout à gauche, sélectionnez Écrire un email.
5. Dans ce menu, vous verrez une zone dédiée à la signature des emails. C’est vers là que nous allons, mais il faut déjà l’activer pour votre adresse mail. Cliquez sur le bouton en face de l’adresse mail à laquelle vous souhaitez ajouter une signature.
6. Cela ouvre la fenêtre pour la signature électronique. Comme sur les autres plateformes, vous pouvez créer une signature originale en utilisant l’éditeur de texte inclus, mais nous recommandons d’utiliser un modèle de signature tout prêt, pour obtenir un meilleur visuel.
Vous pouvez copier-coller votre image dans la fenêtre de création de signature, ou télécharger le fichier depuis votre ordinateur dans la fenêtre. Assurez-vous de prévisualiser la signature grâce à l’option sur la droite, pour vérifier qu’elle correspond bien à ce que vous souhaitez.
7. Les paramètres dans Yahoo! Mail sont sauvegardés automatiquement, donc vous avez terminé là. Si vous souhaitez supprimer votre signature, il vous suffit de décocher la case de l’étape 5.
Faites de vos emails un contenu de marque
Avec une signature électronique personnalisée, accompagnée d'un logo, vous êtes prêt à ouvrir un tout nouveau champ d'action pour votre marque. L'utilisation d'une signature électronique professionnelle de marque ne provoquera peut-être pas immédiatement une hausse des ventes, mais elle améliorera progressivement la reconnaissance de votre marque et votre réputation à chaque nouvel email que vous enverrez. Et comme la plupart des signatures électroniques sont accompagnées d'un appel à l'action, cette petite modification peut entraîner une augmentation significative du flux généré par vos courriers.
